Tıbbi Sekreterlik Terimler Sözlüğü

Son dönemde oldukça tercih edilen bir meslek olan tıbbi sekreterlik ya da hasta kabul alanında yer alan kavramları bu içeriğimizde sizlere detaylı bir şekilde aktarmaya çalışacağız. Sadece kavramları değil, bu mesleğin içerdiği görevlerin neler olduğunu da sizlerle paylaşacağız. Umarız tıbbi sekreterlik mesleği yapmak isteyenler için aydınlatıcı bir içerik sağlamış oluruz.

Tıbbi sekreterin en temel görevleri arasında hasta taleplerinin alınması, randevu oluşturma, hasta karşılama ve kayıt, hasta yakınlarının kabulu, tıbbi arşivleme, hasta takibi, problem çözme gibi görevler yer almaktadır. Sağlık alanında oldukça kilit bir noktada bulunan hasta kabul sekreteri tüm bu aşamaların ne olduğunu, neler yapması gerektiğini oldukça iyi bir şekilde bilmelidir. Hastanın hastaneye girişinden çıkışına kadar tüm süreçleri takip edecek, doğru bilgileri hastaya ve hasta yakınlarına aktaracak, resmi evrakların girişi ve düzenlemesini yapacak, taburcu işlemleri sırasında gerekli ödeme ve aktarılması gereken bilgileri tamamlayacak kişi tıbbi sekreterdir.

Taleplerin Alınması ve Randevu

Hasta tarafından gelen ilk talebi doğru karşılamak, hastayı doğru bir şekilde yönlendirerek bilgilendirmede bulunmak ve doğru randevu oluşturmak bu aşama için doğru bir açıklama olabilir. Hastadan gelen bu talep telefon ya da sağlık kurumunun web sitesindeki bir form aracılığı ile olabilir. Hasta kabul bu aşamada hastayı doğru anlayarak, en uygun birim için randevu oluşturur. Bunun için hem hastayı iyi anlaması hem de ilgili birimdeki müsaitliğe göre doğru gün ve saat için planlama yapabilmelidir. Aynı zamanda hastanın özel taleplerine bağlı doktor seçimi, uzmanlık alanı ve varsa fark ödemelerine yönelik bilgiler ile muayene sırasında neler gerekeceğine dair detayları da eksiksiz aktaracak bilgiye sahip olmalıdır. Bu işlemler sürecin başlangıcı olacağından hastanın doğru birime aktarılması, sağlık güvencesi hakkında detaylı olarak bilgilendirilmesi ve süreç hakkında kimden destek alacağını bilmesi açısından oldukça önemli bir görev durumundadır.

Hasta Karşılama

Hastanın hastane ya da sağlık merkezine geldiğinde karşılanması, randevu zamanının takip edilmesi ve hastanın bekleme alanına alınması bu aşamanın parçalarıdır. Genellikle tedirgin olan hastalar ile güçlü ve iyi bir iletişim kurmak bu aşamada oldukça önemli bir özelliktir. Eğer kişi gergin ve yardıma ihtiyaç duyan bir durumda ise sakinleştirmek ve olumsuz durumlar yaşanmaması için yetkili birimi haberdar etmek de bu görevin içerisinde yer alır.

Aynı zamanda olası karışıklıkların önüne geçmek için hastayı ilgili birime yönlendirmek ve sürecin takibinde olunduğu hissini yaratmak da hastaya ve hasta yakınlarına güven verecektir.

Hasta Kabul ve Kayıt Görevlisi Kimdir, Ne İş Yapar? blog yazımızı da incelemek ister misiniz?

Hasta Kayıt

Hasta karşılama aşamasından sonra hasta bilgilerinin hastane ya da kurumun sistemine eksiksiz olarak tanımlanması işlemidir. Burada hastanın daha evvel ilgili kurumda kaydı yoksa, TC numarası, isim soyisim, adres, telefon gibi bilgileri sisteme kayıt edilmektedir. Bu veriler herhangi bir durumda hastanın ulaşılabilir olması ve hasta kayıtlarının hastane arşivinde sağlıklı bir şekilde tutulmasını sağlar. Böylece bir sonraki ziyaretler esnasında hastanın hastane bünyesindeki kaydı, yapılan işlemleri, tıbbi geçmişi hakkında veriler de saklı tutulmuş olacaktır.

Ödeme ya da Resmi Kurum Kayıtları

Hasta tedavi masraflarını iki şekilde karşılayabilir. Kurumun SGK anlaşması var ve kişide SGK çalışanı ya da emeklisi ise tedavi masraflarının bir kısmını ya da tamamını bu kurum karşılayabilir. Bu durumda kişinin SGK bilgilerinin sorgulanması ve sisteme tanıtılması gerekir. Tedavi ücretinin bir kısmı yada tamamı hasta tarafından ödenecek ise de ilgili ödemeyi hasta kabul sekreterliği nakit ya da kredi kartı ile tahsil eder. İşlem için bir ödeme alınması durumunda ödemeye ait faturanın kesilmesi de yine hasta kabul birimi tarafından yapılır.

Aynı şekilde her bir hastanın farklı bir kurum kaynaklı sigortası olabilir. Özel sağlık sigortaları, banka yada kurum çalışanlarına özel sağlık kurumu bazında tanınan ek haklar da bulunabilir. Sağlık merkezi ile kurumlar arası anlaşmalara hakim olmak da bu süreçte doğru kayıt ve veri girişlerini yapmak, ayrıca faturalandırmada hata olmaması için de işinizi kolaylaştıracaktır.

Tıbbi Dokümantasyon ve Sekreterlik blog yazımız da ilginizi çekebilir.

Hasta Yakını Karşılama

Yatılı ya da uzun süreli tedavilerde hastaların yakınları kurumun izin verdiği saatler dahilinde hastalarını ziyaret etmek isteyebilirler. Bu durumda hasta kabul personelleri hasta yakınlarını en iyi şekilde karşılamalı ve onları doğru şekilde bilgilendirmelidir. Bu bilgilendirme hasta odasını tarif etme, ziyaret süresi ile bilgi verme gibi unsurları barındırır. Hasta yakınları ile iyi bir iletişim içerisinde bulunmak yine bu birimin önemli özelliklerinden birisi olmalıdır.

Zaman zaman hasta yakınları ile yaşanabilecek gergin durumlar olabilir yada hastane kurallarını uygulamakta size zorluk çıkarabilirler. Bu gibi durumlarda profesyonel bir tavır ile çözüm odaklı olmaya çalışmalısınız. Her ne kadar bu tarz gerginlikler istenmeyen durumlar olsa da profesyonel ve kendinden emin bir tavır ile bu durumların üstesinden gelebilirsiniz.

Hasta Taburcu İşlemleri

Hastanın tedavi işlemlerinden sonra taburcu olmasına karar verilmesi durumunda hastanın tüm çıkış işlemlerinin yapılması sürecidir. Bu süreçte hastanın bakım süreci devam edecek ve belirli aralıklarda kontrole gelmesi gerekecekse bu konudaki detayları net olarak paylaşmak tıbbi sekreterin görevidir. Çıkış işlemleri sırasında hasta yakınlarına çıkış prosedürü hakkında da bilgi verilmeli, ayrıca yüryecek durumda olmayan hastalar için tekerlekli sandalye ve destek personeli de yardımcı olmak adına göreve hazır bulunmalıdır.

Tıbbi Arşivleme

Hastaya ait ilk girişten, çıkış anına kadar tüm işlemlerin doğru sıralama ile detaylı şekilde kayıt altına alınması işlemidir. Bu arşivler daha sonra kolay bulunacak şekilde oluşturulur ve gelecek dönemde hastanın tekrar başvuru yapması durumda kullanılır. Hastanın takibini yapan kurum içi yada kurum dışı tüm hekimler tarafından görüntülenebilecek şekilde bu dosyaların açık ve anlaşılır şekilde kaydının tutulmuş olması, ileride yaşanabilecek tıbbi rahatsızlıklarda bir sonraki hekime yol gösterecektir. Bu sebeple hiçbir detayı atlamadan titiz bir veri girişi yapılması gerekir.

Tıbbi Terminoloji

Tıp alanında kullanılan Latince kökenli kelimelerden oluşan ve çeşitli hastalık ve tedavi yöntemlerine ilişkin isimleri içeren bir terminolojidir. Tıpta kullanılan dil, günlük konuşma dilimizden elbette oldukça farklıdır. Bu konuda tıbbi sekreterin temel olarak tıbbi terminolojiye hakim olması beklenir. Doktorların taleplerini doğru anlayabilmek ve hastaya doğru şekilde aktarabilmek için temel düzeyde bu tanımlar hakkında bilgi sahibi olmak gerekir.

Hasta Takip

Gerekli durumlarda hastanın belirli dönemlerde takip edilmesi istenebilir. Bu durumda doktor ile hasta arasında iletişimi sağlayacak olan birim yine tıbbi sekreterliktir. Rutin kontrole gelinip gelinmediğinin takibi, doktorun talep ettiği herhangi bir rutin bilgi girişi disiplinli bir şekilde oluşturulmalıdır.

Aynı zamanda yatan hasta takibi de bu alanda değerlendirilmelidir. Hastanın yatış zamanı, yapılan işlemlerin kayıtlara alınması, taburcu zamanı gibi detaylar kayıt altında tutulmalıdır.

Problem Çözme

Randevu, kayıt, ödeme gibi süreçlerde ortaya çıkabilecek problemlerin çözülmesi işlemidir. Bu tip problemlerin çözülmesi için hasta kabul personellerinin bu konuda duyarlı ve doğru iletişim becerilerine sahip olması gereklidir. Aynı zamanda işi konusundaki tüm detaylara hakim olan disiplinli bir hasta kabul personeli, tüm bu süreçleri kolaylıkla yönetebilecek ve mesleğinde de başarılı olacaktır.

Blog